精細化考勤解決方案

時間:2021-01-11 分類:解決方案
考勤系統大家都不陌生,什么是考勤系統系統,簡單來說就是上下班刷卡指紋人臉,系統根據刷卡記錄統計出勤加班工時,若有請假或出差,則填入相應的單據,產生請假和出差時數,然后整體產生某人某日的考勤日報表,詳細描述了該人該日上下班時間加班時間正常出勤工時加班工時請假時數出差時數遲到早退分鐘等等,根據日報表,又可以延申出日異常報表周匯總報表月匯總報表等,月匯總的結果還可以傳給薪酬系統,以作為計薪的重要依據

考勤系統之囧

    考勤系統大家都不陌生,什么是考勤系統系統,簡單來說就是上下班刷卡(指紋、人臉),系統根據刷卡記錄統計出勤、加班工時,若有請假或出差,則填入相應的單據,產生請假和出差時數,然后整體產生某人某日的考勤日報表,詳細描述了該人該日上下班時間、加班時間、正常出勤工時、加班工時、請假時數、出差時數、遲到早退分鐘等等,根據日報表,又可以延申出日異常報表、周匯總報表、月匯總報表等,月匯總的結果還可以傳給薪酬系統,以作為計薪的重要依據?;谟嬎銠C管理的考勤系統大概出現在1994年,伴隨著DOS、dBase、FoxBase、FoxPro、Windows、SQL Server、VB、PB、Delphi、C#...等等這些對于程序設計人員耳熟能詳的詞匯不斷發展,到今天的2014年,足足二十年頭了,所以,考勤系統不是什么新鮮的系統,對于很多客戶的理解來說,已經是很成熟很完善的系統了,所以大家都差不多,這種想當然的看法,使得在初次選型考勤系統的往往只關心價格,不認真評估系統是否真正滿足需求,是否適用等,最終導致了系統應用效果不佳,也往往導致了需要廢掉之前的系統第二次選型。為什么一個做了二十年的系統,依然會面臨如此之囧呢?

    第一,考勤系統不光是技術發展的問題,不能忽視了最最重要的法律制度變化問題。事實上,這20年來,考勤系統必須跟隨法律制度做相應的調整,否則是不適用的。例如,早期,考勤系統主要在沿海開發地區流行,那個時候,新勞動法未正式頒布實施,各家企業的考勤制度迥異,所以,那個時候的考勤系統得非常的靈活,否則就無法通用,是否靈活,是否有自定義報表,就成了那個時候考勤系統比寶的重要指標;而隨后,中國的廉價勞動力制造了廉價的商品,沖擊了外國的市場,國外的人權組織重視了,向采購中國商品的外國商家施加壓力,必須反過來要求中國企業保護勞工人權,例如不能使用童工,不能超時加班等,這個階段對于中國的工廠來說,倒不擔心中國自己的勞動部門檢查,倒是非常擔心外國商家委派的驗廠稽核人員來驗廠,不符合會直接取消訂單,但很矛盾的是,如果要100%符合驗廠要求,工廠的用工成本就會大幅度上升,其實工人也不樂意,加班少,工資就少,甚至就出現了,哪家工廠加班多就好招工,工人都跑到那里去了。真所謂上有政策,下有對策,考勤系統就出現了B帳的概念,所謂B帳就是造假另外一套,員工實際的考勤和發工資用A帳,驗廠的人來了,就直接給B帳看,A帳和B帳之間還得做得天衣無縫,對工人也有一套完整的培訓,以便應對驗廠人員的隨機面談,所以那個階段,B帳又視乎成了考勤系統最最重要的比寶指標;如今,國外的驗廠稽核制度也進一步完善了,國內也正式頒發了新的勞動法,對勞工權益方面的保護已經上升到了法律層面,勞動者的構成也從之前的60后、70后轉到了80后、90后,新一代人群對自身權益的保護意識和追求更加個性和自由的意識也很明顯,企業用工違法成本在增加,這樣一來,又使得那種完全是假的B帳系統很難行得通,比較穩妥的辦法只能是類似企業降低稅負所提到的"合理避稅",而不是赤裸裸的"偷稅漏稅",所以,當今的考勤系統比的是如何快速高效輔助企業進行"合理考勤"。

    第二,考勤系統不是一套孤立的系統,不能忽視了和其他系統的對接能力。如今,為了適應新的管理模式,管理系統細分也很明顯,例如同樣是企業對人的管理,可以細分為戰略型HR系統、事務型HR系統、OA系統、考勤系統、一卡通系統等等,很難有一家廠家能夠做到所有的系統都自己做,且都做得很好。例如海威達公司,事務型HR系統、考勤系統和一卡通系統是強項,戰略型HR和OA就很弱,如果涉及到單據流的管理,也就是員工需要自助完成請假、出差、加班等單據的填寫申請,并根據設定逐級上報審批,最終歸檔到人事部,這個過程就必須和戰略型HR或OA有對接。系統的對接過程中難免遇到一些異常情況,這需要考驗系統的異常處理機制。

    第三,考勤系統所解決的問題存在一個“度”的問題,不能很粗糙認為都一樣。辦公室的考勤也許只需一個原始打卡記錄;小企業的考勤多加一些遲到、早退、請假的判斷,剩下問題的問題很容易手工處理;而大企業的考勤既要有考勤常態的功能,又要有加班、調休和年假的管理,還可能需要單據流工作引擎,要網上填單審批,還可能需要應對驗廠稽核問題(對于考勤來說,基本是工時管控問題)。

    海威達公司最初是以考勤系統為主開始發展的,今天考勤系統依然是海威達C6整體解決方案中的核心模塊之一。C6考勤系統歷經15年的發展(成立海威達公司之前即已經成熟),經歷和見證了考勤系統的各個發展解決,與時俱進的步伐從未停止,所以,今日的C6系統,既有足夠的靈活性和適應性,又完全滿足當今“合理考勤”的各項要求。 根據使用主體的不同,海威達的考勤系統分為三個層次:簡易考勤、標準考勤和精細化考勤。簡易考勤無需實施工程師參與,客戶根據說明書即可完成使用,適用于辦公室和微小型企業;標準考勤需要工程師實施,但功能以標準功能為主,具有靈活的公式定義和自定義報表,適用于大部分的企業;精細化考勤在標準考勤的基礎上,由實施工程師和研發工程師一道為客戶需求提供定制化的服務,最佳滿足客戶的需求,好比ERP系統的實施一樣,適用于大型企業。

二、精細化考勤的核心內容

  1.年假和調休的個性化處理,包括和OA系統、戰略型系統工作流的對接??蓪崿F請假、出差、加班的無紙化管理,年假可以實現動態年假,即每個月可以按當年的標準增加可休年假數等。

  2.“合理考勤”部分,根據客戶CSR(企業社會責任)稽核的要求,合理進行工時管控:

      考勤機可以采取實時判斷方式,做到非規定的上下班打卡期間不允許打卡,判斷直接根據具體員工的排班和加班情況進行,做到個人級的精準管控;

      具有CRS預警功能,對于下列情況,系統自動進行檢查,并提前給出相應的預警,員工刷卡時,考勤機屏幕也會給出加班即將超時這樣的警示:一天總工作時間不超過14小時(安全值:10.8),每7天必須休息1天,每周不能超過72小時工作;絕對不允許使用童工;必須符合企業當地的法律和法規,比如勞動法規定,每天正班時間8.0小時,周六和周日為休息,法定假日休息,若加班,平日加班1.5倍薪資,周日加班2.0倍薪資,節日加班3.0倍薪資,加班工資標準為最低為:當地最低工資標準/ 21.75/8; 有充分請假的權利,法律規定的有薪假必須有薪; 遲到和早退不扣工資。

 

客戶案例:湖南XX科技股份公司考勤系統--工時管理精細化開發和實施(6萬人)

 改善的內容:

1.保證員工連續每天累計工時≦10H

實施方案:軟件開發,班次重新定義算法,另外保存超過10小時的改善工時,提供查詢改善工時的功能,

實施重點:考勤分析時對于超時的刷卡數據的處理。

2.保證系統里員工連續上班天數≦6天

實施方案:軟件開發,處理連續上班,提供功能提示超過6天上班的人員名單,方便在線考勤時對連續6天上班的數據進行刷卡校驗和提示,請有薪假不作為統計依據 

重點:及時進行考勤分析,對于超時的刷卡數據的處理。

3.工時預警

連續上班天數≧5天,或累計工≧50H,設置專門界面提醒

實施方案:軟件開發,處理5天內工時超過50小時的人員名單,另外保存超過50小時的人員名單,對超時人員進行刷卡校驗和提醒(請有薪假不作為統計依據)

實施重點:

3.1 要求考勤分析的實時性

3.2 保障在線式考勤,刷卡校驗需要比對員工前5天考勤分析結果

4.考勤機識別

4.1 如果員工連續上班天數超過標準,還在繼續上班打卡,考勤機提示報警音并顯示“上班工時超標,打卡無效”字樣,但打卡記錄需要保存到改善數據中

4.2 每日將此異常數據匯總成表,系統自動發送郵件至指定收件人;

4.3 異常數據(表)設置查詢條件對部門、時間區間等進行篩選;

5. 刷卡時間規定

員工務必在上班前或者下班后14分鐘內打卡簽到才有效。如果不在規定時間內,考勤機拒絕記錄該數據并提示“請在規定時間打卡”字樣。

必須改為在線考勤,在線考勤的判斷, 數據訪問的優化, 網絡及訪問時效性, 考勤設備固件程式的修改等,不受主服務器影響, 排班變化后的實時性

6.自動排班功能

當員工在應該上班日期休假后,系統能自動排班連續上班6天

7.CSR Report

系統能自動統計周平均上班小時、連續上班天數的功能

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